Beratung und Projektmanagement

Das Kongress- und Tagungsmanagement (UniKT) bietet Beratung und Leistungen für alle relevanten Projektphasen: von der Konzeption bis zum Abschluss der Veranstaltung.

Konzeption

• Beratung in allen organisatorischen Fragen
• Klärung der grundsätzlichen Fragestellungen der Veranstaltung (Ziel, zeitlicher Rahmen, Zielgruppen, Raumbedarf etc.)
• Vorkalkulation zur Kostenübersicht und als Richtwert für die Höhe der Teilnahmegebühr

Recherche

• Recherche von passenden Räumlichkeiten für die Veranstaltung
• Recherche geeigneter Hotels
• Recherche zum Rahmenprogramm
• Einholen von Angeboten bei externen Dienstleistern (Catering, Technik, Logistik etc.)
• Detailkalkulation

Organisationsphase

• Erstellung einer veranstaltungsbezogenen Website mit Registrierungsfunktion
• Teilnehmerverwaltung
• Abstractverwaltung mittels Online-Tool (Abstracts online einreichen und bewerten)
• Detailplanung (z.B. Tagungsunterlagen, Speisen- und Getränkeauswahl)
• Vertragsgestaltung mit Sponsoren

Realisierung

• Betreuung des Tagungsbüros vor Ort
• Leistungskoordination und -kontrolle von Zulieferern
• Betreuung des Rahmenprogramms und der Poster- oder Industrieausstellung

Auswertung/Abschluss

• Rechnungsstellung und Kontrolle von Teilnehmerbeiträgen
• Abrechnung mit externen Dienstleistern
• Buchungsübersicht
• Erstellung einer Finanzübersicht

Über die genannten Kontaktdaten kann ein erstes unverbindliches Beratungsgespräch vereinbart werden.